Potrivit climatului economic actual, informatiile reprezinta cea mai valoroasa pseudo-resursa a unei companii. Informatiile, in general tinute in arhive fizice, sunt supuse unei uzurii aparute in urma consultarilor repetate de-a lungul timpului si genereaza costuri semnificative: pentru spatiu, pentru resursa umana necesara accesarii informatiilor nestructurate, pentru logistica necesara accesarii si multiplicarii documentelor.

Solutiile noastre sunt adresate atat companiilor mici si mijlocii cat si companiilor mari. Astfel RAFIT Solutions va ofera solutii de arhivare electronica integrate cu Document Management pentru a va ajuta la gestionarea resurselor informationale din cadrul firmei, a timpului alocat regasirii acestora cat si a drepturilor de acces la informatii.

Arhiva fizica a unei companii este supusa unui proces de conversie in format electronic, in urma caruia arhiva este reorganizata si integrata, dupa caz, intr-un sistem de arhiva electronica sau Document Management. Rezultatul acestui proces este un sistem integrat cu documente electronice si date organizate inteligent, cu facilitati de exploatare a arhivei electronice si solutii de stocare de cea mai inalta calitate.

Pentru a fi convinsi de utilitatea implementarii unei arhive electronice in cadrul companiei dumneavoastra, va descriem pe scurt etapele operationale in urma carora unui document fizic i se creaza un document electronic. In prima faza se realizeaza o analiza de arhiva de catre specialistii nostri, si se stabilesc impreuna cu clientul, regulile de scanare si indexare, structura arhivei electronice si modalitatea de implementare a documentelor in cadrul acesteia.

Avantajele implementarii unei arhive electronice sunt:

• instrumente de cautare rapide si sigure a informatiilor si a documentelor, ceea ce face ca regasirea acestora sa fie mai usoara
• acces securizat si diferentiat la documente, ce asigura o mai buna protectie a informatiilor
• acces simultan din mai multe locatii pe acelasi document fara a fi multiplicat sau uzat suportul fizic
• monitorizarea accesului la arhiva electronica
• eliminarea costurilor de accesare a arhivei
• eliminarea uzurii produse in urma accesarii repetate, marind astfel perioada de viata a arhivei fizice
• scaderea riscului pierderii documentelor, acestea nefiind accesate fizic decat foarte rar
• integrarea documentelor electronice cu semnatura electronica ce poate inlocui arhiva fizica in termeni legali, in caz de distrugere a acesteia
• arhiva fizica poate fi reconstituita pe baza arhivei electronice, in caz de distrugerea acesteia.