Pentru ca piata noastra este in continua dezvoltare si nu este familiarizata cu anumite concepte, am hotarat sa facem o pagina in care sa explicam cateva dintre acestea. Daca doriti date suplimentare, va rugam sa ne scrieti un e-mail pe adresele disponibile la sectiunea contact.

Arhiva fizica - reprezinta totalitatea materialelor informative, a documentelor in format hartie, dintr-o organizatie.

Arhiva electronica - reprezinta totalitatea materialelor, a documentelor si a datelor in format electronic stocate la nivelul organizatiei, conform unor proceduri stabilite si cu acces restrictionat in functie de fiecare tip de document.

Arhivare electronica - reprezinta procesul operational de conversie a unei arhive din format fizic in format electronic si implementarea acesteia intr-un sistem care sa asigure calitatile operationale si de securitate ale unei arhive electronice.

Content Management (CM) - in traducere libera managementul de continut, reprezinta un set de procese si tehnologii care implementeaza facilitatea de ciclu de viata al informatiilor digitale. Informatia digitala este cunoscuta sub numele de continut, sau continut digital. Acesta poate lua forma de text (documente), fisiere multimedia (audio si/sau video) sau orice alt tip de fisiere care au un ciclu de viata ce trebuie gestionat. Un aspect critic al managementului de continut este abilitatea de a gestiona versiuni multiple a unui fisier cu toate modificarile in timp, ce au intervenit asupra respectivului fisier. Aceste versiuni pot fi restaurate in functie de necesitati. Alt aspect important este crearea continutului si revizuirea acestuia. In cazul in care in sistem tinem prezentari, sau documente ce trebuie sa treaca prin revizuiri succesive, politica de publicare a variantei finale a documentului este importanta. Ca sa nu mai lungim vorba, va prezentam functionalitati de baza a unui sistem de Content Management:

• importarea si crearea de documente si material multimedia
• identificarea utilizatorilor cheie si a rolurilor acestora
• abilitatea de a atribui roluri si responsabilitati pe categorii/tipuri diferite de continut
• definirea de task-uri activate de anumite actiuni astfel incat administratorii unor tipuri de continut sa primeasca mesaje daca se intervine asupra continutului
• abilitatea de a urmari si de a gestiona versiuni multiple a unei singure instante (o singura instanta de continut)
• abilitatea de a publica continutul intr-un repository care permite accesul la continut. Repository-ul are functii avansate de cautare si intoarcere a rezultatelor.

Forme ale sistemelor de Content Management :

• un sistem de gestiune a continutului bazat pe tehnologie web (web content management) este un software de tip web site management
• sistem de gestiune a activitatii staff-ului editorial a unei publicatii
• proces de scriere pentru publicarea articolelor
• sistem de gestiune a documentelor
• sistem de gestiune a continutului cu sursa unica, unde continutul este stocat in containere in cadrul unei baze de date relationale
• sisteme de arhiva electronica

Document Management - sau managementul documentelor, (EDM - electronic document management) reprezinta o tehnologie bazata pe managementul de continut, in sensul ca informatia este purtata in retea si afisata in functie de continut. Utilizatorii emit cereri pentru anumite actiuni (mesaje) si rezultatul intors consta in documente care intrunesc criteriul cerut, sau alteori rezultatul este o actiune automata. In cateva cuvinte sistemele de document management sunt sisteme cu ajutorul carora se "creaza, stocheaza, organizeaza, se transmit, vizualizeaza, manipuleaza, editeaza si eventual se folosesc documentele pentru a servi intereselor unei organizatii".

DMS - Document Management Systems, sisteme de gestiune a documentelor, reprezinta un set de programe folosite pentru a urmarii si a stoca documente electronice si/sau imagini. Sistemul este de tip Content Management, face adesea parte din sisteme de tip Enterprise Content Management si este integrat cu alte sisteme informatice. Sistemele de Document management ofera facilitati de stocare, versionare, metadate, securitate avansata, indexare, cautare si afisare documente. In continuare detaliem putin aceste facilitati:

• metadatele sunt stocate pentru fiecare document in parte. Acestea pot fi de exemplu data la care documentul a fost introdus in sistem si utilizatorul care a realizat aceasta operatiune. Sistemul poate de asemeni sa extraga date din documente in diferite moduri: OCR (recunoastere optica a caracterelor), ICR (recunoastere inteligenta a caracterelor), BCR (recunoastere coduri de bare), patch code (coduri de separare), batch code (coduri de lot documente), legatura baza de date externa, extragere text din documente electronice. Extragerea de metadate (a intregului text disponibil in documente) favorizeaza modalitatea de cautare fulltext. Textul extras din document poate fi stocat ca si metadata sau stocat impreuna cu imaginea, sau separat, ca resursa folosibila in timpul cautarii intr-o colectie de documente.
• integrabilitatea este capacitatea sistemelor de document management de a face parte din alte aplicatii si de a functiona in cadrul acestora ca un modul, astfel incat utilizatorii sa aiba perceptia unui sistem unitar. Acestia pot vizualiza documente direct din repository-ul sistemului de document management, pot face schimbari, salva ca si noua versiune fara a parasi aplicatia folosita si a o deschide pe cea de DMS. Integrarea sistemelor este disponibila in general pentru suite de tip "office", "e-mail" si "colaborativ". Se face folosind standarde deschise de genul ODMA, LDAP, WebDAV si SOAP pentru a ermite integrarea ulterioara cu alte aplicatii.
• capturarea de date este procesul prin care se obtin date electronice din date existente in format fizic, prin scanarea documentelor, aplicarea de metode automate sau semi-automate de extragere a datelor (OCR, ICR, ..., indexare).
• indexarea este operatia prin care documentelor le sunt atribuite un set de date de indentificare unic. In general aceste date sunt introduse de operatori sau preluate din baza de date, si reprezinta criterii de clasificare a documentelor. Indexarea este o operatiune realizata pentru a simplifica operatiunea de cautare si vizualizare a datelor. De aceea, o importanta critica o are crearea unei topologii de indecsi.
• stocarea documentelor implica si gestiunea lor si a ciclului de viata al acestora: cum sunt clasificate, unde sunt stocate, pentru cat timp, unde vor fi mutate, daca vor fi distruse (sterse) si ce timp de viata au.
• vizualizarea documentelor intr-un context electronic poate fi o problema. Vizualizarea unui singur document dupa un criteriu unic este o operatie simpla, dar devine complicat daca utilizatorul cauta documente folosind mai multe criterii, criterii de cautare partiale, fraze care pot aparea in context si expresii booleane. Aceste operatii se realizeaza folosind o structura de indecsi implementata intern pe baza de date si utilizeaza, de asemeni, cat mai mult resursele de optimizare existente in sistemul de gestiune al bazei de date.
• securitatea este vitala in cele mai multe sisteme de document management. Aceste sisteme corespund unor standarde inalte de securitate, sunt integrabile cu solutii de semnatura digitala si solutii de criptare date. Unele sisteme au modul de gestiune a drepturilor date utilizatorilor, ce gestioneaza profile de utilizatori, roluri, drepturi de acces pe categorii de documente.
• mediul de lucru colaborativ: implementarea facilitatii de "check in" - "check out" (luare document in editare) aduce DMS catre mediul de lucru colaborativ, Astfel un document luat in editare de un utilizator, va fi disponibil spre citire pentru ceilalti utilizatori pana cand utilizatorul activ va debloca documentul.
• versionarea documentelor este un proces ce permite utilizatorilor sa vizualizeze si sa restaureze versiuni anterioare ale documentelor (acest lucru se face tot datorita procesului de "check in" - "check out").

Fluxuri de documente (workflow) - caracteristice sistemelor de gestiune a documentelor (DMS), reprezinta o buna metoda de urmarire a proceselor operationale, a proceselor de business. Pe scurt daca avem un sistem de urmarire a proceselor bazat pe documente interne, acesta poate fi inclocuit cu unul sau mai multe fluxuri de documente electronice, implementate in sistem. In orice moment se poate verifica starea unui flux de documente, etapa curenta, persoanele care au accesat fluxul si datele completate in cadrul acestuia. Pe baza acestor date se pot genera diferite alerte si rapoarte. Alertele si actiunile automate se genereaza pe baza unor valori predefinite in sistem, in urma carora se vor realiza niste instructiuni. Rapoartele vor fi generate in functie de datele completate, periodic sau la cerere. Exista 3 tipuri de fluxuri de documente:

• fluxuri manuale in cadrul carora utilizatorul decide in ce pas trimite documentul mai departe
• fluxuri bazate pe reguli, care permit unui administrator crearea de reguli care sa directioneze documentul mai departe pe flux
• fluxuri dinamice, care permit schimbarea fluxului documentului in functie de datele completate sau de metadate